Управление дефектными актами¶

Info

В нашей компании существует также вид работ “дефектный акт”. Запись дефектного акта – результат работ, которые могут занять не один час на устранение дефекта и заполнение отчёта.

Каждая запись дефектного акта может содержать информацию о выявленных проблемах с фотографиями и результатах устранения. По созданной в системе записи формируются документы для подписания клиентом, в т.ч. через ЭЦП в разделе Документы.

Работа с дефектными актами происходит во вкладке Объекты → Объект → Дефектный акт

Здесь можно:

Создать новую запись
Скачать все документы архивом
Скачать отдельный акт для последующей печати
Отправить акт на почту клиенту для последующего физического подписания
Посмотреть или изменить запись о дефектном акте

Доступны Фильтры записей и поиск.

Создание дефектного акта¶

Форма дефектного акта содержит поля, которые будут отображены в сгенерированном документе.

Для генерации дефектного акта используется фирменный бланк, который можно задать в разделе Файл шаблона – фирменный бланк в формате docx, который будет использоваться при генерации документов. Подробнее о создании ниже. С помощью фирменного бланка можно добавить в документ реквизиты, оформление, стили, колонтитулы, поля. В остальном:

Документ будет содержать таблицу с информацией из анкеты.
Почти все поля в акте направлены на перенос значений в документ.
Можно крепить любые файлы, но в файл будут вставлены только фотографии. Остальные файлы можно использовать для истории.
Поле “Добавить личную подпись” добавляет в отправляемый клиенту на почту файл подписи. Будет отправлен файл как в разделе документов, с личной скан-подписью и ЭЦП при наличии. Более того будет отправлен конкретный файл с ЭЦП из раздела документы, т.к. в ЭЦП встроена и дата подписи и защита от записи.

Tip

Если вам нужен файл для распечатки, тогда не добавляйте личную подпись.
Будет использована подпись указанного составителя.
- Составителя можно поменять в любой момент.
- Указанный составить будет исполнителем по связанной работе для отчётов.
- Для выбора доступны сотрудники согласно ролевой модели, в начале заполнения составителем указан текущий пользователь.

Дефектный акт можно начать формировать прямо на объекте в момент выполнения работ и закончить позднее в офисе или по дороге. В т.ч. закончить заполнение может другой специалист, к примеру, старший инженер.

После создания дефектного акта клиенту будет отправлено письмо о выполнении связанной работы, которая будет создана автоматически для отображения в отчётах. Это лишь уведомление о работе. Итоговый подписанный документ (файл) отправляется отдельно и влияет на счётчик отправленных актов в разделе. В данный момент составитель или редактор должен самостоятельно нажать кнопку “отправить дефектный акт”, чтобы клиент получил документ на почту.

Дефектные акты и сервисные карты система автоматически отправляет через сутки от последнего редактирования, если документ не был отправлен вручную. Т.е. если сутки документ не менялся и не был отправлен сотрудником. Система не отправляет этот вид документов сразу, так как нередко записи требуют корректировки после создания.

Индикация подписания документа¶

В работах и актах в правом верхнем углу есть индикатор подписания документа.
По клику на индикатор можно сразу скачать документ в текущем виде.
При наведении на индикатор отобразится текущий статус словами.
Если у исполнителя нет ЭЦП, индикатор будет красным.