Подписание документов и приём работ

По многим событиям можно получить файл с результатами. Его можно распечатать, подписать ручкой, но система позволяет подписывать онлайн.

Если у всех участников работ настроены подписи в системе, то в результате выполнения можно сгенерировать запись типа Документ. По сути будет создан реальный документ, как правило, в формате PDF. Раздел Документы содержит все такие записи по пользователям в роли Клиент.

Подписать документ требуется в разных сценариях, но общая суть одна: создаётся реальный файл с подписями с двух сторон. Данный файл хранится в системе, может быть создан заново, скачан.

Info

Документ генерируется единожды в момент создания или обновления записи. Кнопка "Скачать” возвращает перманентную ссылку на реальный файл.

Этапы подписания:

Принципы работы электронного документооборота (ЭДО)

	У сотрудника активирована “Цифровая подпись”	У сотрудника нет сертификата или не активирована “Цифровая подпись”
У клиента (подписанта) выпущен сертификат	✅ Исполнитель ставит подпись ЭЦП при выполнении
✅ Подписант в разделе Документы при приёмке.	⚠️ Сотрудник ставит скан-подпись при наличии, клиент не может подписать электронно.
У клиента (подписанта) нет сертификата	✅ Исполнитель при выполнении ставит подпись ЭЦП и скан-подпись при наличии
⚠️ Клиент не может подписать электронно, пока не выпустит сертификат	⚠️ Сотрудник ставит скан-подпись при наличии, клиент не может подписать электронно.
- Клиент только лично может выпустить сертификат и активировать функционал ЭДО для своего профиля и тем самым даёт разрешение на использование ЭДО внутри системы.
- Сотрудник (исполнитель) автоматически получает сертификат при создании профиля.
- Сотрудник (исполнитель) может удалить сертификат и перевыпустить, если в настройках его профиля активирована галочка “Цифровая подпись”
- Все документы вне зависимости от вида подписи хранятся в разделе Документы.
- Документы и их подписание доступны только подписанту – первому в списке пользователей на объекте.
- Подписать можно только созданный документ. Документы генерируются при создании записи дефектного акта, сервисной карты (выполненной работы ППР) и завершения работы с результатов, для которого указана необходимость генерации документа в разделе Возможные результаты работ.
- Наличие сертификата можно проверить в карточке редактирования информации о пользователе.

![image.png](../последние-релизы/релизы-первой-половины-марта/image-1.png)

![image.png](../последние-релизы/релизы-первой-половины-марта/image-2.png)

• Клиент без сертификата будет видеть на главной странице напоминание о возможности его выпустить.

Настройка подписи пользователей

Чтобы пользователь мог подписывать документы прямо в системе необходимо указать такую возможность. На данный момент работает два варианта подписи и оба указываются в настройках профиля пользователя.

• Изображение подписи Это файл, который будет накладываться в обозначенное место в документах. Рекомендуется использовать файл png с прозрачным фоном.

  

  

  Подпись изображением

• Цифровая подпись Возможность подписывать документы в формате ЭДО электронным сертификатом. Не все договоры предусматривают такую возможность. Если галочка установлена, то во всех случаях будет использоваться цифровая подпись, иначе будет требоваться изображение

  

  

  Цифровая подпись в документе

Info

Цифровая подпись требует выпуска сертификата.

Верхняя панель (“header”) содержит выпадающий список, в котором есть два пункта:

Нужно зайти в оба и выпустить сертификат, либо убедиться, что это уже произошло:

Info

Подписать сертификатом можно только новые документы, но вы можете просто пересохранить существующие записи, создать новые Документы и подписать их уже цифровой подписью. Это валидно и для клиента.

Подписание исполнителем

Первым подписывает сотрудник (исполнитель). Нужно всего лишь поставить галочку в поле “Прикрепить подпись”.

Такое поле можно найти при:

• выполнении Работа
• создании записи в рамкахУправление дефектными актами

Сохранение записи при установленной галочке запускает создание записи тип Документ, которая попадает в раздел Документы связанного клиента.

Если в дальнейшем нужно изменить запись, то при сохранении процесс запустится заново: новый документ, новая подпись со стороны клиента. Старая запись пропадёт.

Документы подписываются одновременно всеми доступными подписями. В первую очередь это необходимо, чтобы при наличии у исполнителя ЭЦП документ можно было в любой момент подписать электронно со стороны клиента.

Система предупреждает, если у исполнителя не выпущен сертификат, т.к. это важно для запуска ЭДО. Иначе потребуется перегенерация документов. Также система выводит информацию о подписантах по объекту и наличия у них сертификатов.

Перегенерация документов

Документ будет пересоздан, если вы измените связанную сущность, к примеру, отредактируете и сохраните работу.

Для неподписанных со стороны клиента документов в разделе есть 2 кнопки для быстрого пересоздрания документов. Примеры, когда это полезно:

• Проблемы с шаблоном бланка
• Не хватает подписей со стороны исполнителя
• Недоступен ЭДО, т.к. у исполнителя не был выпущен сертификат
• Исполнитель уже заблокирован

При пересоздании будут использованы актуальные сертификаты, скан-подписи и шаблоны документов. Просто исправьте проблемы и пересоздайте документ одной из кнопок:

• Одна из кнопок пересоздаст документ от имени исполнителя, создавшего оригинальный документ, с оригинальной датой создания. Т.е. обновит документ.
• Вторая создаст документ от имени пользователя нажавшего кнопку с текущей датой. Если не уместно подписывать документ от чужого имени.

Подписание клиентом

Подписантов можно назначить в карточке Объекта, установив соответствующие галочки. Подписантов может быть несколько, а может и не быть. Все клиенты из списка будут видеть документы, но подписывать только те, у кого есть галочка.

Но помимо галочки для осуществления ЭДО необходимо выпустить сертификат со стороны клиента. Это можно сделать в любой момент, как и удалить его. Выпуск сертификата откроет возможность подписывать все доступные для подписания документы.

В момент сохранения записи с подписью сотрудника клиент получит письмо о новом документе. Клиент должен перейти в раздел Документы и посмотреть записи требующие внимания:

• Сервисные карты
• Дефектные акты
• Работы

Каждый Документ имеет статус:

• Не подписан Доступны действия:
  • Подписать Принять документ, проставить в файл подпись
  • Отклонить Уведомить исполнителя с указанием причины, что документ / работу требуется переделать
• Подписан
• Отменён

Для всех статусов доступно действие Скачать – посмотреть документ в актуальном состоянии, в т.ч. до подписания или после со всеми подписями.

Info

Отклонение работы установит статус работы “не выполнено”, что вернёт работу в список актуального у исполнителей.

Список документов, по которым нужно принять решение доступен подписанту на главной странице общим набором без разделения по типу и объектам.

Отклонение клиентом и исправление документа

Если клиента не устраивает документ, он может его отклонить, после чего он должен указать комментарий. Данный комментарий будет передан исполнителями для исправления.

После отклонения клиентом:

• Исполнители получат письмо Отказ подписания со стороны клиента

• На главной у исполнителей и их руководителей высветится запись о необходимости доработки.

  

• Связанная работа будет переведена в статус новой (не выполнявшейся).

• В связанных записях (работа, акт) будет отображаться комментарий от клиента.

  

Далее есть пути:

• Исправить запись и отправить на повторное согласование – сохранить запись.
• Удалить запись / деактивировать.
• Удалить связанный объект.

После исправления будет создан новый документ по общим правилам генерации, запись о доработки попадёт в конец списка до подписания клиентом. Клиент может снова отклонить запись, тогда процесс запускается заново.